YouQmanager++
EXCEL を超絶駆使して作成した、独自流の勤怠管理ブックです。

人数が少ない町工場は超ローテクです。 これまでは普通のタイムカードと集計帳票の手作業管理で、さほど問題はありませんでした。 ところが社内事情が変わり、時間単位の有給使用を許容することになった途端に問題が発生。 年度毎の繰り越しも時間単位で計算が必要になります。 1日単位・半日単位との絡みで計算がややこしく、総務担当が悲鳴を上げました。 今時流行りの電子式タイムカードとバソコンが連携する勤怠管理システムを導入すれば簡単なのですが、一人最低月額 300円 X 12ヶ月 X 社員数、、、年間 80万円超えの維持費が掛かる、、、「もったいない」の一言で却下されてしまいました。

今使っている集計帳票と体裁を同じにしてほしいというのが総務担当の要望、会社のカレンダーは4月−3月、決算は6月末、社員の有給発生日は入社当日か入社半年後、何も考えずに開発を進め、あとになって気が付いた、めちゃくちゃ難しい。。。 でも頑張れば何とかなるものです。

上半分が有給管理台帳、ついでに下半分に残業管理台帳も合体、社員毎1年分のワークシートがベース、1つのブックにこの年度ワークシートが複数年分溜まっていく方式です。 同じブックの別シートにはちゃんと管理フォームも用意してあり、個人情報の初期登録や新しい年度のワークシートを作成したり古くなったワークシートを整理する作業をマクロで処理しています。

新年度ワークシートを作成すると新しい有給の発生と繰り越しはすべて自動計算して引き継がれる様にしています。 社員それぞれの有給発生日(年度切り替え)が異り、給与計算の締め日との絡みもいろいろなパターンが出てくるので、セル計算式は複雑な条件分岐を含むとんでもない内容になっていましたが、使う人には関係も無く、思い通りの形にもなりましたし、動作も完璧です。

手作業の帳票を踏襲したのは、すべての計算項目がワークシート内セル計算項目で完結し、一人一葉のブックで保管管理閲覧が可能、それが管理上の重要ポイントでした。 しかし、この方式では日々それぞれ人数分のブックを開いて入力を行わなければならず非常に面倒、出来上がって気付いても遅いです。 なので、別に日々の入力専用フォームを用意することで解決しました。 タイムカードと有給・欠勤届を用意したら、全員分をまとめて打ち込んで書き込みボタンを押すだけ、大成功です。

ついでに月次集計も自動で行えます。他に、社員登録台帳や有給計画付与日の設定もシステム内に完備、台帳原表に更新が発生した場合に、すべての個人データを移し替えるバージョンアップ機能も用意しています。